Les logiciels de SIRH (système d’information des ressources humaines, comme kelio par exemple) présentent de nombreux avantages : centralisation des informations et sécurité de stockage, automatisation des tâches répétitives et chronophages, tableaux de bord et autres solutions visuelles de reporting, modules adaptables aux besoins des entreprises, etc.
En bref, le SIRH est présenté comme une solution indispensable pour la bonne gestion des ressources humaines. Comme tout outil possède à la fois des avantages et des inconvénients, il est légitime de se demander quels sont les inconvénients d’un SIRH.
En réalité, nous ne pouvons pas, à proprement parler, d’inconvénients, mais plutôt de risques. Et le risque principal du SIRH dépend principalement de la solution choisie par l’entreprise : adaptabilité avec les outils en place et mode SaaS (en ligne) ou en progiciel à déployer en interne.
Faisons le point sur le sujet.
Les risques liés à un SIRH en mode SaaS
Il n’y a jamais, réellement, de bonne ou mauvaise solution. C’est davantage une question de choix. Choisir le logiciel SIRH le plus adapté réduit drastiquement le risque. Même si la compatibilité avec les outils en place a une place majeure dans ce choix, le type de logiciel doit également être pris en considération.
La plupart des logiciels sont aujourd’hui commercialisés en mode SaaS (software as a service), c’est-à-dire un outil en ligne. Le risque principal avec un SIRH en SaaS réside dans le fait que les données qui y sont renseignées sont hébergées, stockées et détenues par le prestataire, ce qui peut amener à :
- une atteinte à la confidentialité des données ;
- une dépendance envers le prestataire en matière de sécurité et de mises à jour ;
- un problème de restitution des données en cas de rupture du contrat.
Les principaux risques liés à un SIRH en progiciel
Un logiciel de SIRH en progiciel n’est rien d’autre qu’un logiciel tel que nous les avons connus autrefois : le SIRH s’installe en interne dans l’entreprise. Aussi, le principal inconvénient réside dans la maintenance et la sécurité que devront gérer les services informatiques de l’entreprise.
En effet, en progiciel, c’est l’entreprise qui est la garante de la conformité permanente du logiciel et de la sécurité des données qui y sont stockées. En outre, les supports d’assistance sont bien moins développés pour une solution interne.
Comment réduire les risques lors du déploiement d’un SIRH ?
Pour que la mise en œuvre du projet se passe bien, le déploiement d’un SIRH doit respecter les mêmes étapes que n’importe quel autre projet. Nous pouvons les résumer ainsi :
- faire un état des lieux précis des besoins (actuels et futurs) et des contraintes (informatiques notamment) puis dresser un cahier des charges technique détaillé ;
- constituer une équipe en interne consacrée au déploiement du SIRH ;
- mettre en concurrence les différents prestataires par le biais d’un appel d’offres ;
- choisir le logiciel et les modules selon l’état des lieux et vérifier les supports et formules d’assistance proposés par le prestataire choisi ;
- déployer des sessions tests ;
- réaliser une campagne d’information et de formation des salariés.
Ce dernier point est important afin de faire adhérer les salariés au nouvel outil. Le changement fait généralement peur. Aussi, il faut mettre en place un process de conduite du changement.